+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Регистрация входящей документации в организации

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: регистрация входящего документа

Некоторые секреты входящих документов

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения.

Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время. Обратите внимание: Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство.

К тем правилам регистрации входящих документов , которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных: То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации.

Проконтролировать это достаточно легко — каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер. Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.

Входящие документы: В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе. Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа.

Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например: После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив.

Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов - специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.

Образец такого штампа представлен ниже. После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов.

Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля: После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.

Читайте также:

Регистрация документов

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов.

Основными принципами организации рационального документооборота являются: Регистрация и учет поступающих (входящих) документов.

Регистрация входящих документов

Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

Глава 1. Документооборот

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.

К записи комментария Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Право выбора ее формата предоставлено организациям. Не рекомендуется обрамлять карточки рамкой, так как это сокращает их полезную площадь. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой. Календарная шкала карточки вверху лицевой стороны должна использоваться для контроля срока исполнения документа: На карточке формата А6, в которой нанесены только нечетные числа 1, 3, 5 и т.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Главная Сакратар. Организация документооборота Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Регистрация документов Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Организация работы с документами или система управления При регистрации входящих документов организация подтверждает не только факт их.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Существуют три основных вида регистрации документов: Карточная система регистрации документов Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов. Пример лицевой стороны карточки При карточной системе регистрации ведут две картотеки: Журнальная система регистрации документа Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее — документов в год.

Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3. Организация документооборота Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства. Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано:

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Комментарии 15
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. centxingdeepa

    У нас в городе Ивано-Франковск налоговую так сократили, что если нужно что-то узнать там, то некому дать консультацию. Кто будет проверять физлиц, если налоговиков сократили в разы?

  2. zeipiconf

    Проще получить гражданство другой страны . И дешевле и катайся на чем хочешь.

  3. Чеслав

    1. Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика есть суверенное государство, созданное исторически объединившимися в нем народами.

  4. derpsitbsor

    Подскажите пожалуйста как, наоборот, вернуть свои деньги с лопнувшего банка, сумма до 200т.

  5. Ада

    Хотелось бы услышать что-нибудь на тему управляющих компаний в многоквартирных домах. На что они имеют право и на что не имеют, как противодействовать незаконным действиям, какие действия для защиты своих интересов можно предпринять.

  6. tranpedddowngerp1970

    Выигрывал до ничьи, т.е. снимали штраф,выносили словесное предупреждение.

  7. Фрол

    Ну вас всех в жопу в вашей ВЗ(верховна зрада)

  8. licibastia

    А так они сидят плотненько в своих креслах, особенно если лояльны действующей власти.

  9. Фадей

    Подскажите пожалуйста, завёз машину 40 дней назад, если я захочу её растаможить то на меня будет накладываться штраф 170 000?

  10. sealspraclectlo

    Спасибо Тарас за видео!Таких на ОЛОХ много особенно русских авто Приор в макс.комплектации Грант итд.При чем палятся порой не замазывая на фото на звания Русских Автосолонов с которых воруют фотки.да и не только.Короче много развода как и на наши машины воруют фото.ПРодаю 99 2008 инжектор газ идеальное состояние.800 долларов но срочно нужны деньги к вечеру скинь 100 у.е на номер телефона или на карту и она тебя ждет до завтра .Будьте внимательны .

  11. Нона

    А если я зарабатываю на Youtube и вывожу каждую неделю по 100 на карту приватбанка на физическое лицо! Могут быть проблемы?

  12. Анатолий

    Тарас ты молодчага)уважаю.

  13. Григорий

    Когда военные и госслужащих так же кинет правительство наснется страшное.

  14. geldgyco

    Спасибо за информацию! Дай Бог нам всем мира.

  15. lucomfea

    Затвердження рішення правління або голови правління про